Beschreibung
Hallo,
aktuell bin ich auf der Suche, für meinen Kunden aus der Pharmabranche, nach einer Assistenz (m/w/d)
Aufgaben:
• Allgemeine Assistenzaufgaben unter Berücksichtigung von Fristen und Vorgaben der GF, Best
Practice und der Organisationsstandards (z. B. Telefonate, Korrespondenz,
Terminkoordination, Wiedervorlage, Ablage, Berichterstattung, Recherchen)
• Koordination und Organisation betriebsinterner Vorgänge und Prozesse in Zusammenarbeit mit
der GF
• Proaktive Beratung der GF und Mitwirkung bei Management des gesamten Geschäfts-,
Kommunikations- und Informationsflusses
• Ansprechpartner, Vermittler und Ratgeber für alle Unternehmensbereiche und Mitarbeitenden
• Schnittstelle und Vertretung des Unternehmens nach außen, enger Austausch mit externen
Geschäftspartnern undDienstleistern
• Erstellung von Präsentationen,Datenanalysen und Berichten nachMaßgabe derGF (z. B.
Kostenstellenauswertungen, Umsatzberichte)
• Ganzheitliche Dienstreiseabwicklung und -abrechnung gemäß geltenden Richtlinien
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen mit internen und
externen Bezugsgruppen
• Organisation, Moderation und Protokollführung der Leadership Team Meetings
• Bestell- und Rechnungsabwicklung mit SAP ERP
• Administration wichtiger Bereichsdokumente und unternehmensweiter
Verschwiegenheitsvereinbarungen unter Einhaltung relevanter gesetzlicher Fristen
• Leitung des Assistenz-Forumsmit demZiel der Besprechung von funktionsbezogenen
Problemstellungen und der Abstimmung einheitlicher Standards für alle Assistenzen (z. B.
Reisebuchungen, Office Tools, Corporate Identity)
• Übersetzung von Texten (Deutsch-Englisch-Deutsch)
• eigenständige und eigenverantwortliche Bearbeitung von (Teil-)Projekten in Abstimmungmit
der GF
• Fördern und leben unserer Shared Value Prinzipien
Anforderungen:
• Sehr gute aktuelle MS Office Kenntnisse (insb.Word, Excel, PowerPoint, Teams)
• Grundkenntnisse SAP ERP und HERMES
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Allgemeinbildung
• Sehr gute und aktuelle Kenntnisse der Orthografie, Interpunktion und Grammatik
• Gutes Formulierungsvermögen
• Kenntnisse der Moderation und Gesprächstechniken
• Projektmanagementkenntnisse
• Strukturierte, organisierte,selbständige u. zielorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit zur
Priorisierung
• Integrität, Loyalität,Diskretion und Belastbarkeit
• unternehmerisches Verständnis
• Professionelles und souveränes Auftreten mit positiver Ausstrahlung
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Empathie
• Ausgeprägte Kontakt- und Teamfähigkeit in der Zusammenarbeit mit internen und externen
Schnittstellen (Networking)
• Eigeninitiative
• SchnelleAuffassungsgabe sowie lösungs- und serviceorientierte, pragmatische Arbeits- weise
Rahmendaten:
Start: ASAP
Auslastung: 100%
Laufzeit: 6-12 Monate mit option auf Verlängerung/ Übernahme
Remote: 50% Remote und 50% Vor Ort in Hamburg ( Nach Absprache)
Sprachen: Deutsch, Englisch
Bitte senden Sie Ihre Unterlagen unter Angabe Ihrer Verfügbarkeit und Stundensatz so bald wie möglich an die e.perezruiz(a)Sthree.comzu. Gerne können Sie auch in ein paar kurzen Sätzen Ihre Eignung und bisherige Erfahrung zusammenfassen.
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme. Gerne melden wir uns bei Ihnen zurück, sollten die Unterlagen für eine Vorstellung in Frage kommen. Aufgrund der hohen Anzahl an Projekten ist es leider nicht immer möglich Feedback zu geben. Ich bitte dafür um Verständnis.
Wenn Sie nicht verfügbar sind oder diese Position nicht Ihren Qualifikationen entspricht, leiten Sie sie gerne an evtl. interessierte Kollegen und Freunde weiter. Wenn wir Ihre Empfehlung vermitteln, erhalten Sie einen 250€-Gutschein von Amazon